<中小企業しごと魅力発信プロジェクト>
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  • 時間は大切で有限。活躍する先輩社会人は、どのように効率的に仕事しているの?「時間と仕事」について聞きました。
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密なコミュニケーションが仕事をスムーズにする

株式会社スコープ 久保田 真生子さん
お名前

情報通信業
株式会社スコープ 取締役

お名前

久保田 真生子さんくぼたまきこ

お客様のニーズを深く理解し効率アップ

5年ほど前に取締役に就任し、契約の管理や新規事業獲得、人事制度の見直しなど、会社経営に携わっています。一方で、それまで担当してきたシステムの開発や運用保守、改善といった仕事もお客様先に常駐して行っています。

いうまでもなく時間に限りがありますから、役員としての仕事の時間を捻出するためには、お客様が納得する成果物をいかに早く上げられるかがカギ。お客様の要望をより深く理解できるよう、なぜそれが必要なのか、どのように使いたいのかなど、要件定義の段階でお互いにしっかりとしたコンセンサスをとることが重要になります。
そうした段取りがあるからこそ、その後の流れもスムーズになり、時間をかけずに質の高いサービスを提供できるのです。

チームメンバーへの指示は時間をかけて丁寧に

管理職として特に意識しているのが、仕事の指示や指導の仕方です。時間に追われていると「この仕事お願い」「そのやり方は間違っているからこうやって」など一方的になってしまいがちです。しかし、それでその場はうまくいったとしても、根本的な理解ができていなければ仕事の質は下がりますし、何より本人の成長につながりません。ですから、どれほど忙しくとも、仕事を任せたり指導したりといったときには、しっかりと説明する時間をとるように心がけています。
本人が納得し、本質を理解していれば、段々と自ら考えて行動できるようになりますし、仕事のレベルも上がっていきます。結果的に、私が指示や確認をする時間が減り、効率的に仕事ができるようになるのです。

早く仕事を進めたいと思うあまりコミュニケーションがおろそかになってしまっては、同じことを何度も確認したり、後から要望が出てきたりとかえって時間がかかってしまうものです。
お客様やチームメンバーと理解し合うためには時間を惜しまない、それが私流の仕事の進め方です。

時間を惜しまずしっかりとした指示を出すことが、効率的に仕事をするポイント 時間を惜しまずしっかりとした指示を出すことが、効率的に仕事をするポイント

サポートしてくれる同僚のために働き方を工夫

吉田テクノワークス株式会社 谷津 美代子さん
お名前

製造業
吉田テクノワークス株式会社
生産技術部 セールスデザイングループ

お名前

谷津 美代子さんやつみよこ

スムーズな引き継ぎのためにデータの整理を徹底

スマートフォンボディなどのプラスチック成形品の設計を担当。長男を出産後、産休・育休を経て、今はフルタイムで働きながら子育てしています。保育園に子どもを迎えに行く時間は18時までと決まっていますので、いかに定時内に仕事を終わらせるかが勝負。以前は、朝出社してからまったりしてしまいがちでしたが、今は朝から頭をフル回転させ、まずはその日の仕事の優先順位を決め、何をどれくらいの時間で終わらせるのかを整理してから仕事に取り組んでいます。

自分1人で抱え込むのではなく、周りを上手に巻き込むことも意識しています。ありがたいことに「手伝えることありますか?」と声をかけてくれる同僚に恵まれており、そんなときに迅速に仕事をお願いできるように、データの整理をいつも心がけています。

同僚にサポートをお願いしやすい状態をつくっておくことで、育児も仕事も両立できる 同僚にサポートをお願いしやすい状態をつくっておくことで、育児も仕事も両立できる

進行中の設計や解析のデータをすぐに取り出せるようにフォルダ管理を徹底しておけば、子どもの急な発熱などで早退する際も、スムーズに業務を引き継げます。また、急に休まなければならなくなったときに備えて、1日の終わりには翌日のタスクを整理し、少しだけ手をつけておくようにもしています。
いわゆる”爪あと”を残しておくことで、サポートしてくれる同僚にスムーズに引き継げるようになるからです。いざというときにサポートしてもらえる関係を保てる上、これらの工夫が自分自身の仕事の効率化にも繋がっています。

「チームワーク」で効率的な仕事を

リングロー株式会社 田中 優美さん
お名前

製造業
リングロー株式会社 販売部門 業者卸売

お名前

田中 優美さんたなかゆみ

後輩と仕事を分担して時間をつくる

中古パソコンやタブレットなどを、中古パソコン専門の量販店や地方のリサイクルショップに販売するのが私の仕事です。
そんな私の仕事スタイルは、できる限りface to faseで(面と向かって)お客様に接すること。その方がお客様と信頼関係が築きやすいですし、ニーズを深く知れるからです。ただ、そうした営業スタイルだと、どうしても外出時間が長くなるというデメリットも生まれます。
そこで私が心がけているのは「報・連・相」の徹底。報告・連絡・相談を的確に行うことでスムーズに仕事は流れますし、私の仕事の状況を上司や同僚、後輩も把握してくれることになります。結果的に簡単な業務は代わりにこなしてくれるなど業務の効率化が図れています。
そしてもう一つ意識しているのが、仕事を抱え込まないということ。

チームワークの強化が、お互いの時間の効率化にもつながる チームワークの強化が、お互いの時間の効率化にもつながる

入社して3年目の今年、新入社員が後輩として付きました。後輩には地方のリサイクルショップを担当してもらい、私は都内の量販店に集中できるように役割分担をしました。
お互いが密に連絡を取り合い、状況把握を心がけることで、集中してお客様への営業活動を行えています。そういう意味でも、社内のチームワークを強化することが時間を有効的に活用できる秘訣だと確信しています。

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